Gestão de Compras – Pedido de Compra

Gestão de Compras

Pedido de Compra

O Pedido de Compra é um contrato formal entre a empresa e o fornecedor, devendo representar fielmente todas as condições e características da compra ali estabelecidas, razão pela qual o fornecedor deve estar ciente de todas as cláusulas e pré-requisitos constantes do impresso, dos procedimentos que regem o recebimento das peças ou produtos, dos controles e das exigências de qualidade, para que o pedido possa legalmente ser considerado em vigor.
O Pedido de Compra tem força de contrato e a sua aceitação pelo fornecedor implica o atendimento de todas as condições aí estipuladas, tais como: quantidade, qualidade, prazos, preços, local de entrega e frequência de entregas, este quando o pedido é programado.
O Sistema cPerfect tem relatórios básicos, porém, esses poderão ser customizados conforme a necessidade e regras de cada empresa. Para isso, é necessário efetuar uma solicitação no site, e adicionar um modelo com todas as especificações necessárias.

Tela do Pedido de Compra

Cadastros => Pedido de Compras

Na tela inicial, o usuário poderá visualizar todos os Pedidos de Compras gerados pelo sistema (seja pela Solicitação de Compra, pela de Cotação de Preço, Ação comercial ou manual), abertos, baixados (total ou parcial) ou ambos, através da opção superior do lado direito da tela => Filtrar – Abertos / Baixados Parcial / Baixados.
Também é possível verificar através das abas disponíveis, os itens do pedido de compras, as observações, o histórico de relacionamento (compromissos vinculados ao pedido), a situação financeira dos títulos gerados pelo pedido de compra, antecipações financeiras vinculadas a ele, assinatura e recados.

Para cadastrar um novo Pedido de Compra, utilize o botão F2 – Novo.
Para os pedidos de compra gerados por integração utilize o botão F3 – Alterar, para efetuar as revisões necessárias.

(para editar um pedido de compra confirmado ou baixado parcialmente é necessário possuir a permissão EST1210 (somente com esta opção é que a opção de alterar os itens ficará disponível))

Campos para preenchimento

  • Pessoa: informar o código do fornecedor.
  • Contato: informar o nome da pessoa que foi o contato nesta compra.
  • Condição de pagamento: informar a condição de pagamento que foi acordado com o fornecedor.
  • Data do pedido de compra: data em que a compra foi efetuada.
  • Média de Entrega: com base no histórico de entradas deste fornecedor, o sistema sugere a previsão de entrega.
  • Número do fornecedor: este campo pode ser utilizado para informar o código do pedido que esteja registrado no fornecedor.
  • Transportadora: informar o código da transportadora que trará a mercadoria.
    Caso o usuário possua a permissão EST383, poderá criar o pedido de compras sem informar a transportadora, caso contrário, o campo será obrigatório.
  • Frete por conta do: define se o frete será por conta do emitente ou por conta do destinatário.
  • Valor do frete: define o valor do frete. Esse campo será habilitado, quando o frete for por conta do destinatário.
  • Previsão de entrega: informar a data de previsão de entrega do pedido (neste campo deve ser informado a previsão geral)
  • Data base: utilizado para definir a data a partir da qual o estoque estará preparado para receber os produtos.
  • Comprador: informar o nome do comprador, que deverá ser uma pessoa com o cadastro do tipo “Funcionário”.
  • Notificação: se notifica prazo de entrega ao fornecedor.
    O usuário somente poderá desbloquear esta opção, se possuir a permissão EST1035.
  • Observações para Fornecedor: campo disponível para adicionar observações, caso haja.

Totalizações do Pedido de Compra

  • Qtd. Total: Soma das quantidades dos produtos.
  • Qtd. Recebida: Quantidade de itens baixados do pedido.
  • Qtd. Restante: Quantidade de itens não baixados (em aberto) do pedido.
  • Subtotal: Valor total do produtos sem os impostos.
  • Valor IPI: Valor do IPI.
  • Valor IPI2: Valor do IPI emitido na nota de entrada (quando não terá aproveitamento)
  • Valor ICMS ST: Valor do ICMS ST.
  • Total Nota: Valor total calculado da nota fiscal.
  • Tot. dos Produtos a Receber: Soma do valor total dos produtos.
  • Vlr. Frete: Valor do frete inserido na cabeça do pedido.
  • Vlr. Seguro: Valor do seguro.
  • Vlr. Desp. Acess: Valor de despesas acessórias.

Após inserir as informações solicitadas na parte superior da tela, o usuário poderá inserir, alterar ou excluir itens através dos botões F2- Novo Item, F3- Alterar Item ou F4- Excluir Item, respectivamente.
Ainda nesta tela, o  sistema cPerfect apresentará na parte superior, o regime tributário do fornecedor (conforme cadastro), pois essa informação será levada em consideração para calcular o custo contábil dos itens.

Manutenção de Itens do Pedido de Compra

Cadastros => Pedido de Compras => F2- novo => F2- Novo Item.

Lembrando que só devem ser destacados os impostos que a empresa terá aproveitamento. Os campos de impostos poderão ficar bloqueados devido ao regime tributário da empresa ou do fornecedor.

Nesta tela será apresentada a quantidade e valores na unidade de compra e de consumo, para que o usuário tenha informações antes de chegar os produtos, podendo também analisar se as regras de conversão estão corretas.

Outro campo importante da tela é o valor da compra (que é o valor que será desembolsado para realizar essa compra) e o custo contábil (que é o valor final do produto após os aproveitamentos de impostos)

Se a opção "múltiplos lançamentos" estiver marcada ao gravar o item o sistema já abre automaticamente a tela novamente.

Se marcar a opção "desrespeita o mínimo/múltiplo de compra do produto", o sistema permitirá comprar qualquer quantidade independente da que foi definida no cadastro do produto (necessário possuir a permissão EST817)

O campo quantidade poderá ficar bloqueado para edição se existir previsão de entrega para o item (devendo ser alterado a quantidade na aba previsão de entrega)

Com o Pedido de Compra pronto, o mesmo poderá ser enviado para o fornecedor via e-mail, através do caminho: seleciona o pedido de compra =>menu Relatórios => Pedido de Compra via e-mail => Modelo PDF.

Aba Previsões de Entrega

Esta aba será habilitada se o parâmetro estiver configurado para múltiplas previsões.

Configurações => Parâmetros do Sistema => Configurações básicas => Usar
Múltiplas Previsões

Para inserir múltiplas previsões de entrega para o produto, basta seguir o caminho:

Cadastros => Pedido de Compra => F2 –Novo ou F3 – Alterar => F2 – Novo Item
ou F3 – Alterar Item => Aba Previsões de Entrega => F2 – Novo ou F3 – Alterar

 

Campos para preenchimento:

  • Quantidade: Neste campo deverá ser inserida a quantidade de produtos que será entregue na data estipulada. Será sugerida a quantidade do item que ainda não possui previsão de entrega. (pode ser inserido várias datas para a previsão de entrega, a quantidade das entregas serão somadas e adicionadas no campo quantidade da aba principal)
  • Data Previsão: Inserir a data prevista para a entrega dos produtos. Será automaticamente sugerida como a data de entrega definida no pedido de
    compra.
  • Data Base: Informar a data base da entrega. Será sugerida com a data de cadastro do pedido de compra.
  • Observações: Neste campo podem ser inseridas observações sobre a previsão de entrega para o item.
  • Qtd. Baixada: Será preenchida automaticamente com as quantidades já baixadas do item.
  • Qtd. Pendente: Será informado quantas unidades estão com a baixa pendente do item.

Alterar previsão de entrega dos itens do pedido de compra

É possível modificar a data prevista da entrega dos itens alterando a previsão de entrega através da seguinte caminho:

Cadastros => Pedido de Compra=> F2 – Novo ou F3 – Alterar => botão contrário do mouse => Alterar Previsão de Entrega dos Itens

Será aberta a tela Ucom1223 para selecionar se serão alteradas: "todas as datas de previsão de entrega", "somente as previsões que contenham uma determinada data" ou "todas as previsões atrasadas".
Após será necessário informar qual a nova data de previsão de entrega e salvar as alterações.
Desta forma, as datas da previsão de entrega serão substituída pelo nova data definida.

Aba Observações Múltiplas do Pedido de Compra

Para informações referentes ao Cadastro das Observações Múltiplas, consulte o módulo específico.

Inclusão das observações múltiplas no pedido de compra

Cadastros => Pedido de Compra => F2 – Novo ou F3 Alterar => Aba Observações Múltiplas => Editar Observações

 

Botões da tela de Manutenção das Observações do Pedido de Compra:

  • F2 – Adicionar manualmente: podem ser inseridas novas observações, porém estas não estarão disponíveis para outros pedidos de compra.
    As observações poderão ser alteradas através do botão F3 – Alterar.
  • F7 – Adicionar: inclui a observação padrão selecionada as observações do pedido.
  • F8 – Remover: remove a observação selecionada do pedido de compra, independente de ter sido adicionada manualmente ou automaticamente.
  • F9 – Adicionar Observações Manuais: adicionará automaticamente todas as observações padrão que foram definidas como manuais.

Após inserir as observações é necessário voltar para o pedido de compra através do botão F5- Voltar.

Ao inserir as observações, as mesmas são ordenadas pelo seu tipo, na seguinte ordem: Antes, Depois e Rodapé, seguido de sua ordem inserida no cadastro das observações.

Aba Observações do Pedido

Nesta aba o usuário pode incluir uma observação geral para o pedido de compra.

Cadastros => Pedido de Compra => F2 – Novo ou F3 Alterar => Aba Observações do Pedido

Aba Workflow

Caso a propriedade restrita PAR_USAWORKFLOWPEDIDOCOMPRA, estiver habilitada como "Sim", esta aba estará disponível na tela de Manutenção do Pedido de Compra.

Sub aba Status

Nesta aba o usuário poderá definir o Usuário dono do Pedido de Compra, visualizar o status atual de workflow do pedido, data e hora de entrada no status, bem como, data, hora e usuário que assumiu, prazo para ser assumido, e data, hora e usuário de saída do status do workflow.

Sub aba Histórico

Nesta aba o usuário poderá visualizar o histórico de alteração de status de Workflow do pedido de compras, bem como, data e hora de entrada no status, data/hora/ usuário que assumiu o status, data e hora de prazo para assumir o status, data/hora/usuário de saída do status, e o número de dias em que o pedido de compras permaneceu no status.

Aba Parcelas

Esta aba trará informações das parcelas que serão geradas pelo pedido de compras ao efetuar a baixa do mesmo.
Obs.: O pedido de compras somente gerará financeiro, quando a natureza de operação estiver marcada como "gera financeiro", que será informada no momento da baixa.

Campos para preenchimento:

  • Tipo de parcela: selecionar o tipo de geração da parcela.
    • Automática: o sistema gerará a parcela do Pedido de Compras automaticamente, ao inserir o item no Pedido de Compras. A data de vencimento da parcela será gerada de acordo com a condição de pagamento informada no pedido, ou caso a propriedade PAR_USA_DT_EMISSAO_PARCELA_BX_PED_COMPRA esteja habilitada, será considerada a data do vencimento em relação a data da nota fiscal. Se estiver como automática, e no momento da baixa a parcela estiver vencida, o sistema recalculará o vencimento da parcela.
    • Manual: permite que o usuário altere a data de vencimento, % participação, valor, tipo de documento e portador da parcela.O tipo de parcela manual só estará disponível se o usuário possuir a permissão EST1205. Se estiver como manual, e no momento da baixa a parcela estiver vencida, o usuário deverá alterar o vencimento antes de concluir o processo.
  • Tipo de documento: o campo será alimentado, conforme Tipo de Documento informado no parâmetro.Configurações => Parâmetros do sistema => aba Configurações Básicas => Tipo de Documento.
  • Portador:  o campo será alimentado, conforme Tipo de Documento informado no parâmetro.Configurações => Parâmetros do sistema => aba Configurações Básicas => Portador.
  • F7- Gerar Parcelas: ao alterar a condição de pagamento, será necessário clicar neste botão para que sejam geradas as parcelas.

Aba Informações da Compra

Nesta aba o usuário poderá informar o usuário solicitante da compra, a finalidade da compra, a empresa para entrega da mercadoria, e a empresa para cobrança da mercadoria.

Obs.: Caso os campos "Usuário solicitante" e "Finalidade de compra" tenham sido preenchidos na Solicitação de Compras ou Cotação de Preços, e o Pedido de Compras tenha sido gerado por meio dessas ferramentas, o sistema levará esta informação para o Pedido de Compras, automaticamente.

Opções do botão contrário da tela de Manutenção dos Pedidos de Compra

  • Importar Kit de Produtos: Caso existam Kits de Produtos cadastrados no sistema, o usuário poderá importa-los no Pedido de Compras, onde será aberta a tela listando os Kits de Produtos, para que o kit possa ser selecionado, e confirmando a operação, o sistema listará no Pedido de Compras todos os itens que compõe o Kit de Produtos.Obs.: Para importar Kit de Produtos, é necessário que não existam itens adicionados ao Pedido de Compras.

    As configurações e parametrizações para utilização da ferramenta de Kit de Produtos poderão ser encontradas no módulo "Kit de Produtos".
  • Importar Carrinho de Compras: permite que o usuário faça a importação do carrinho de compras. Mais informação sobre a ferramenta no módulo Carrinho de Compras.
  • Análise de Compras do Produto: esta opção abre a tela de Análise de Compras do Produto.
    Mais informações sobre a ferramenta no módulo Produtos.
  • Localizar Produto pelo código: permite que o usuário localize um produto inserido no Pedido de compras, através do código, facilitando a visualização do mesmo.



    Ex: quando existem muitos itens lançados no pedido.
  • Pessoas: atalho para a tela de Pessoas.
  • Produtos: atalho para a tela de Produtos.
  • Produtos do Fornecedor: permite que o usuário visualize os produtos que já foram comprados do fornecedor inserido no Pedido de Compra, constando quantidade, valor unitário, impostos  e quantidade mínima.
  • Mostrar relacionamentos com Itens da Ação Comercial: esta opção permite visualizar a Ação Comercial vinculada ao item selecionado do pedido de compra.
  • Visualizar log do Item do Pedido Selecionado: permite visualizar o log de alteração do item do pedido de compras.
  • Visualizar log do pedido: permite o usuário visualizar o log de alteração do pedido de compras.
  • Importar Itens do Excel: permite importar os itens de planilha do Excel no Pedido de compras.

Botões específicos da tela

  • CTRL+1 Confirmar: permite confirmar o Pedido de Compras, pois somente poderão ser baixados os itens de Pedidos de Compras com status "confirmado".
  • F8 – Itens baixados: permite visualizar todas as baixas que o pedido de compra selecionado teve (nesta opção também consta o recurso para cancelar a baixa do pedido de compras).
  • F9 – baixar itens: através desta tela é possível efetuar a baixa dos produtos do pedido selecionado.
  • F10 – Pedido: emite o relatório do pedido de compra selecionado.É necessário a permissão REL1143.
    REL1143.

  • F11 – relatório: emite o relatório de todos os pedidos de compra filtrados na tela.
    Obs.:  Todas essas consultas poderão ser efetuadas de uma empresa específica e dentro de uma data selecionada. Esse campo está disponível na parte inferior da tela.É necessário a permissão REL0130.
    REL0130

Para informações referente a opções de Consulta na Tela de Pedido de Compras e Barra de Menu (Ferramentas, Workflow, Relatórios, Pesquisas, Complementos, Atalhos e Outros) consultar módulo "Opções de Consulta e Menu da Tela de Pedido de Compra".