Ferramenta criada para importação de lançamentos contábeis, tanto para inicializar o saldo inicial de exercícios, quanto para lançamentos comuns. Deve ser acessada no seguinte caminho:
Contabilidade: Menu Ferramentas>Importação de Lançamentos Contábeis.
- Importação de Planilhas (XLS, ODS, etc.) – Padrão Command Perfect.
Essa funcionalidade permite importar planilhas e gerar os lançamentos contábeis (tanto a “cabeça” que contém a numeração do lote, quanto ao item que tem a conta contábil e se é Débito ou Crédito). A planilha deve ter uma formatação padrão da Command para que a importação possa ser realizada de forma que não ocorra erros, para isso deve conter apenas 5 colunas com os títulos (cabeçalhos) fixos da seguinte forma: EMPRESA, PESSOA, NOME PESSOA, NR. DOCUMENTO, VLR. SALDO, respeitando inclusive essa ordem. Colunas ou linhas ocultas ocasionarão erros na importação. Quanto as linhas da planilha deverão ser formatadas de acordo com cada coluna. Para as Colunas EMPRESA e PESSOA o formato deve ser números, para a coluna NOME PESSOA e NR. DOCUMENTO, utilizar o formato texto e finalmente para coluna VLR. SALDO utilizar formato moeda com duas casas decimais.
Pré-requisitos para importação.
Antes de importar a planilha alguns campos deverão ser obrigatoriamente preenchidos, conforme descritos abaixo:
- Exercício: Informar em qual exercício entrará esses lançamentos
- Empresa: Informar qual empresa pertencerá os lançamentos
- Data do lançamento: Informar qual data para os lançamentos
- Conta débito e conta crédito: Informar a conta débito e a conta crédito
- Código do histórico: Informar o código do histórico
- Histórico complementar: Informar o histórico complementar
Obs.: Ferramenta pode ser utilizada para inicializar o saldo das contas contábeis cliente, fornecedores por exemplo, para isso na conta contábil no plano de contas é necessário que esteja marcado “Saldo por pessoa” sim.
Após seguir o caminho “Importar Arquivo>Planilha Excel – Padrão Command Perfect”, selecionar o arquivo desejado e clicar em abrir. Duas abas serão disponibilizadas na tela, “Dados Excel” e “Lançamentos Contábeis”, sendo que na primeira é uma cópia da planilha e na segunda é o conteúdo já formatado e pronto para gerar o lançamento, inclusive agrupando informações por pessoa e já separando lançamento de débito, crédito e lançamento de lote (nesse momento todo o processo ainda está em memória e nenhum lançamento foi gerado).
Após conferência acessar: “F7-Gerar Lançamentos”
Após o término da geração dos lançamentos outra mensagem será exibida informando ao usuário que a interface UCTB003 será exibida e que o reprocesso do resumo do exercício deve ser realizado.
Esse reprocessamento é essencial para que os saldos das contas contábeis sejam atualizados e os relatórios contábeis fiquem coerentes. Para reprocessar o resumo, basta clicar com o botão direito na interface UCTB003, onde será disponibilizada duas opções, “reprocessar para empresa ativa” ou “reprocessar para todas empresas”, o usuário deverá escolher a opção de acordo com a empresa e exercício informado na tela UCTB085.
Lançamentos Contábeis
Quaisquer divergências ou ajustes poderão ser realizados através da tela Lançamentos Contábeis (atalho F3)
Cadastros=>Lançamentos contábeis
Excluir lançamentos Importados
Para a exclusão de lançamentos realizados deve-se seguir o caminho:
Importar arquivo=>Excluir todos os lançamentos importados
A exclusão dos lançamentos obedecerá a empresa informada na tela principal
Obs.: Esta ferramenta realizará a exclusão de todos os lançamentos realizados por importação, caso queira realizar a exclusão de determinados lançamentos, realizar pelo caminho (Cadastros=>Lançamentos contábeis)
Importação da folha de pagamento/ Depreciação
Através desse mesmo mecanismo, de importação de lançamentos contábeis a partir do Excel, podemos realizar a importação da folha de pagamento por exemplo, para que esse processo aconteça é preciso possui o Excel no padrão command Perfect, contendo as seguintes colunas
EMPRESA / NR_DOCUMENTO / PESSOA / TIPO / CONTA_CONTABIL / VALOR / UN_NEGOCIO / CENTRO_RESULTADO / HISTORICO / HIST_COMPL
Ferramenta => Importação de lançamentos contábeis =>importar arquivo => planilha excel -padrão command Perfect
Na importação do excel de folha de pagamento, não é preciso informar data de lançamento, conta de debito ou de crédito e histórico, pois tais informação veem da própria planilha. Caso ocorra de na planilha não possui todos os dados , o sistema emitirá alertas, como o exemplo da imagem a seguir, na planilha está faltando informação de Histórico
*Onde caberá ao usuário ajustar a planilha ou informar um cód. de histórico na tela
Para a importação da planilha, que possui todos os dados corretos, deve se seguir o caminho para a importação
Ferramenta => Importação de lançamentos contábeis =>importar arquivo => planilha excel -padrão command Perfect
*Após a importação da planilha é preciso que apresente status de ” Consistente” , caso apresente status de “inconsistente” é preciso revisar a planilha, pois os valores de crédito e débito não condizem.
Para gerar os lançamento, basta clicar em F7 gerar lançamentos
Após a conclusão de geração de lançamentos, apresentará ao usuário a opção de reprocessar o resumo. Lembramos que somente após reprocessar o resumo, constará as informações no balancete contábil por exemplo
Lançamento contábeis
Quaisquer divergências ou ajustes poderão ser realizados através da tela Lançamentos Contábeis (atalho F3)
Cadastros=>Lançamentos contábeis
Excluir lançamentos Importados
Para a exclusão de lançamentos realizados deve-se seguir o caminho:
Importar arquivo=>Excluir todos os lançamentos importados
A exclusão dos lançamentos obedecerá a empresa informada na tela principal
Obs.: Esta ferramenta realizará a exclusão de todos os lançamentos realizados por importação, caso queira realizar a exclusão de determinados lançamentos, realizar pelo caminho (Cadastros=>Lançamentos contábeis)