Muitos são os motivos pelos quais gestores procuram melhorar a gestão em suas empresas. Mas, nesta busca, muitas vezes as empresas adotam medidas de alto custo e que pouco melhoram a gestão e os resultados no dia a dia.
Também chamado de To-Do List (do inglês, lista de tarefas), funciona como um norte para o que precisa ser executado durante o dia, possibilitando a priorização de tarefas mais importantes, evitando desperdício de tempo e levando à maior produtividade.
Sabemos que, muitas vezes, se torna difícil fazer um planejamento de trabalho, que seja realmente efetivo, para o ano todo ou até mesmo para o mês inteiro, e isto é normal quando se está começando a planejar.
Por isso, preparamos algumas dicas de como fazer um planejamento diário efetivo:
Após definir os planejamentos diários, é uma boa prática que as reuniões citadas abaixo ocorram nos primeiros momentos do dia.
Primeiramente, no departamento, ou seja, coordenação com os colaboradores do setor.
Em seguida, entre as coordenações, pois através dela serão fornecidas as informações, para as equipes envolvidas, do que foi realizado no dia anterior, quais as tarefas previstas para o dia, bem como as suas prioridades, e quais os impedimentos encontrados interferiram no progresso de alguma atividade.
Assim, conseguimos alinhar os objetivos, quais as tarefas precisam ser concluídas e priorizadas, quais os problemas encontrados e saber o que está acontecendo na empresa, a fim de identificar as boas práticas e, caso necessário, corrigir o que não está de acordo com o planejado.
E quais benefícios essas pequenas atitudes podem trazer à sua empresa?
Interna: todos os departamentos estarão cientes, alinhados e atualizados do que está acontecendo na empresa, e poderão contribuir para alcançar o objetivo. É o que podemos chamar de Senso de Time.
Clientes: com as informações sendo atualizadas diariamente, é possível passar informações reais para os clientes, informações como: previsões de entrega e como está o andamento do pedido.
Poderão ser identificados, de antemão, os pontos do planejamento que precisam ser ajustados/remanejados, evitando o desperdício de tempo e otimizando os resultados.
Também poderão ser identificados pontos que precisam ser melhorados nos processos da empresa, até mesmo replicar, para outros departamentos, uma boa prática que algum colaborador/setor vem adotando e que tem gerado bons resultados.
Além da antecipação de soluções, redução dos prazos e a diminuição de retrabalho, devido à prevenção de possíveis problemas.
Ao realizar as reuniões e o planejamento você conseguirá administrar o seu tempo da melhor forma e, como dizem por aí, tempo é dinheiro, não é mesmo?
Além de diminuir a incidência dos “incêndios” que precisam ser resolvidos “na hora”, podendo focar no que é realmente importante.
Já conseguiu visualizar os resultados?
É claro que imprevistos acontecem, mas, adotando pequenos hábitos diários, é possível mudar totalmente uma rotina em poucos meses.
Que tal começar hoje mesmo?
