Gerenciamento de Usuários
O Gerenciamento dos usuários e suas permissões tem por função controlar o acesso ao sistema e suas telas.
Propriedades
SEGURANCA_NIVEL_FORCA_SENHA : Define qual o nível de senha o usuário deverá cadastrar: Forte (respeita o número mínimo de caracteres definido na propriedade SEGURANCA_NR_MINIMO_CARACTERES e deve possuir caracteres, números e símbolos) ou Fraca (senha respeita apenas o número mínimo de caracteres conforme a propriedade).
SEGURANCA_NR_MINIMO_CARACTERES: Define a quantidade mínima de caracteres que a senha deve ter, o valor padrão da propriedade é 3 caracteres e pode ir até 10 caracteres. Este parâmetro é utilizado em conjunto com o parâmetro SEGURANCA_NIVEL_FORCA_SENHA.
SEGURANCA_NR_SENHA_NAO_REPETIVEIS: Define a quantidade de repetições de uma determinada senha, ou seja, ao mudar a senha, o usuário deverá escolher uma senha diferente das últimas X senhas já utilizadas, melhorando assim a segurança do sistema.
SEGURANCA_PRAZO_VALIDADE_SENHA: Define o prazo em meses para a validade da senha dentro do sistema, a partir deste número de meses o usuário obrigatoriamente tem que trocar, respeitando as regras das outras propriedades.
PAR_USA_MULTIPLAS_INSTANCIAS: Permite abrir várias instâncias do sistema ao mesmo tempo, para o mesmo usuário. Propriedade pode ser configurada por usuário.
SEGURANCA_PERFIL_ADMINISTRADOR: Nessa propriedade deve ser informado qual o perfil de segurança no sistema é o perfil administrador que receberá as permissões MASTER ao ser incluídas novas permissões para quando ocorrer a atualização do sistema.
Tela de Usuários
Para visualizar os usuários do sistema, é necessário seguir o caminho:
Configurações => Usuários
Opções disponíveis na Tela
- F9 – Copiar Permissões: Opção que possibilita a cópia de permissões entre usuários. Deve -se informar o usuário de origem e o usuário de destino das permissões. Ao executar essa ação tem a opção “Manter permissões e perfis já existentes” (do usuário destino), caso não marque serão removidas todas as permissões e perfis e copiados exatamente como está no usuário de origem.
- F10 – Permissões: Através dessa opção serão mostradas as permissões vinculadas diretamente ao usuário.
- F11 – Config. E-mail: Através dessa opção é possível efetuar as configurações referentes ao e-mail do usuário, podendo criar e-mails específicos por empresa ou por tipo (ex: Administrativo, Financeiro, Compras, entre outros).
Cadastro do Usuário
Para efetuar o cadastro de usuários é necessário possuir a permissão SIS001.
Configurações => Usuários => F2 – Novo
Campos para preenchimento
- Usuário: Nome do usuário para o acesso ao sistema.
- Nome: Nome completo do funcionário.
Aba: F7 – Dados Gerais
- Data de cadastro e alteração: serão sugeridas automaticamente pelo sistema, conforme ocorre o cadastro ou alteração do usuário.
- Vendedor: Vincular o vendedor cadastrado ao usuário, só deverá ser preenchido essa opção se o usuário cadastrado for vendedor, caso contrário, deixar em branco. Para remover a informação, é necessário selecionar a tecla “Delete”.
- Celular: Número do celular do usuário
- Agente CRM: Utilizado para emitir alerta de compromisso ao usuário, deve ser informado qual módulo é mais utilizado pelo usuário e configurar os minutos para que o sistema emita um alerta do próximo compromisso do usuário (Maiores informações consultar o manual CRM)
- Ativo/ Inativo: Define se o cadastro do usuário ainda está sendo utilizado (ativo) ou não (inativo).
- Ao inativar um usuário serão removidos: Permissões, Perfis, Transições do Workflow, Alertas de Workflow, Vínculo com funcionário, Vendedor e com Condição de Pagamento, Alertas do Usuário e Remetentes.
- Restrições do usuário: Define os IPs que este usuário pode conectar no sistema, geralmente utilizado para os usuários de gerência, para que só acessem suas máquinas específicas, caso outra pessoa tenha acesso a senha do mesmo.
- Resetar Senha: Esta opção é utilizada para caso o usuário tenha esquecido sua senha e seja necessário definir uma nova, para maiores informações verificar o tópico específico neste manual.
- Usuário Administrador: Esta marcação é definida pela equipe interna da Command, caso o campo esteja definido como “Sim”, o usuário será obrigado a ler as Novidades da Versão, consequentemente o campo de “Obriga Ler Novidades” será definido como “Sim” e não permitirá alterações.
- Obriga Ler Novidades: Define se o usuário será obrigado a ler as Novidades da Versão, ao acessar o sistema, quando tem versão nova.
- Departamento: Define o departamento que o usuário pertence, essa informação será atualizada no cadastro interno da Command ao rodar o processo de novidades da versão. Essa informação vai possibilitar a Command a enviar notificações direcionadas à cada usuário. Caso o campo esteja vazio, ao logar no sistema o usuário poderá definir o departamento específico, caso não defina no primeiro login será aberto a tela nos próximos, até que o usuário faça a configuração.
Aba: F9-Dados Funcionário
- Funcionário Vinculado ao Usuário: Vincular funcionário cadastrado no módulo RH, será obrigatório informar esses dados se o usuário for utilizar o módulo expedição.
- Telefone: Inserir telefone do funcionário.
Aba: F11-Perfis
Nesta aba pode ser vinculado os perfis ao usuário, através do F2 – Gerenciar perfis.
Aba: F12-Remetentes WhatsApp
Nesta aba é possível cadastrar os remetentes de WhatsApp do usuário. Para efetuar este cadastro basta selecionar a opção F2 – Novo Remetente, será aberta a tela Ucom1808 onde é possível informar o código do remetente do WhatsApp e o número de telefone.
Informações sobre o Primeiro acesso
A senha padrão do novo usuário será mudar.123 e após o primeiro acesso deverá ser alterada para a senha de preferência do usuário (seguindo as regras das propriedades mencionadas no início deste manual). Ao informar a senha padrão no primeiro acesso, o sistema já irá solicitar que seja efetuada a troca:
Ao selecionar a opção “OK”, o sistema abrirá a tela para que seja efetuada a troca da senha.
O usuário deverá inserir uma senha de sua escolha.
Alterar a senha do Usuário
A senha poderá ser alterada na tela de login, para isto, é preciso inserir o nome do usuário e sua senha atual, ao clicar no desenho de chave, será aberta a tela Ucom260 – Alteração de senha, para ser informada a nova senha, posteriormente esta senha deve ser confirmada.
Resetar senha
Para os casos onde o usuário não se lembra da senha de acesso, é necessário realizar o processo de RESETAR a senha, para esse processo seguir o caminho:
Configurações => Usuários => selecione o usuário => F3 alterar => Resetar Senha
Ao selecionar a opção, o sistema irá informar que a senha do usuário retornará para a senha padrão mudar.123 e quando este for efetuar o primeiro acesso ao sistema deverá informar uma nova senha.
Permissões
As permissões proporcionam o acesso do usuário às telas do sistema. Para incluir as permissões de maneira manual, acessar:
Configurações => Usuários => F10-permissões => F2-adicionar
A permissão pode ser pesquisada pela descrição, através do campo “Descrição”, ou por sistema ou tela específico, ou se tiver o código da permissão, utilizar o campo “Programa”.
Para inserir a permissão é necessário pressionar a tecla ENTER ou dar dois cliques com o mouse na permissão desejada, para selecionar mais de uma permissão deve-se utilizar a tecla SHIFT + Seta para Baixo e pressionar o ENTER.
Exemplo: permissão EST012 que libera o acesso a tela de pessoas, porém, ainda podemos definir se o usuário terá apenas acesso a tela ou poderá Incluir, Excluir, Alterar ou Exportar os dados para o Excel, para isso, deverá conter a marcação do “X” na coluna específica.
Exemplo de possuir apenas acesso para visualização na tela:
Exemplo de possuir Acesso, Inclusão, Alteração, Exclusão e Exportação:
Essas regras de visualização ou não são utilizadas para permissões específicas, caso tenha alguma dúvida consultar o departamento de suporte.
Além dessa opção de gerenciar as permissões de forma manual, ainda existe a possibilidade de utilizar perfis de usuário definidos como padrão.
Quando as permissões são configuradas manualmente, serão localizadas na tela de permissões do usuário.
Ao serem adicionadas permissões ao usuário, caso este usuário esteja logado no sistema, deve-se pressionar as teclas CTRL + F3 para que o sistema limpe o cache das informações e as permissões sejam liberadas. Se ele não estiver logado no momento da inclusão da permissão, ao efetuar o acesso ao sistema, a permissão já constará como liberada.
Na tela Usis012 – Permissões Diretas do Usuário, existem as opções:
F2 – Liberar: Define se a permissão está liberada para o usuário.
F3 – Restringir: Define se a permissão está restrita ao usuário, para liberar a permissão novamente, deve-se utilizar a opção F2- Liberar.
As permissões RESTRINGIDAS sempre serão priorizadas, portanto se a permissão do PERFIL DE USUÁRIO se encontrar liberada, mas a configurada manualmente restrita, o sistema tratará a permissão em questão como restrita e não como liberada.
Cópia de Permissões
Configurações => Usuários => selecionar o usuário que receberá as permissões => F9 – Copiar Permissões.
Manter Permissões e Perfis já existentes: essa opção define se serão mantidas as permissões e os perfis que já estão vinculados ao usuário.
Escolher o usuário que será realizada a cópia das permissões => F9 – Copiar.
Opções do botão contrário do mouse na tela Ucom002 – Usuários
- Relatórios
Permissões do usuário: emite relatórios de todas as permissões do usuário selecionado.
Usuário que tem a permissão: Emite relatório dos usuários que possuem uma permissão específica.
- Empresas do usuário
Permite vincular o usuário à empresa, este recurso é utilizado quando há mais de uma empresa cadastrada no sistema e o usuário poderá ter acesso apenas à algumas empresas, é possível ainda definir se essa empresa será a empresa padrão do usuário.
Exemplo: Na tela de Ação Comercial serão apresentadas as informações referentes apenas às empresas em que o usuário possui vínculo.
Se o acesso do usuário for para todas as empresas, não há necessidade dessa configuração.
- Visualizar logs do usuário: visualiza todas os logs de acesso e saída do usuário no sistema.
- Salvar a configurações desta tela: permite salvar a configuração da tela quando o usuário alterar a posição das colunas.
- Exportar dados para o Excel: permite exportar os dados da tela para Excel.
Configuração de SMTP e Remetentes
Configuração de SMTP
Ferramentas => Email => Configurações => Servidores SMTP
Os dados devem ser cadastrados conforme a regra do e-mail utilizado pela empresa, para maiores informações sobre esses dados consultar o seu departamento de TI.
Cadastro de E-mail dos Usuários
Este cadastro pode ser feito através do caminho:
Configurações => Usuários => F11 – Config. Email => F2 – Novo
- Empresa: Define se o cadastro do e-mail será para uma empresa específica, caso não, deixar o campo em branco.
- Tipo de Remetente: Define em quais partes do sistema poderão ser enviados os e-mails. Exemplo: se definido o tipo de remetente como COMPRAS, será enviado relatórios referente à esse módulo, como exemplo, relatórios do pedido de compra.
- Servidor SMTP: Define qual o servidor SMTP será utilizado para esse e-mail.
- e-Mail: E-mail que está sendo cadastrado.
- Senha: Senha do e-mail.
- Nome de Exibição: Forma em que o e-mail será exibido, é utilizado apenas como uma forma de localização podendo ser o próprio e-mail.
- F8 – Assinatura do E-mail: Assinatura padrão para o e-mail, caso seja uma imagem, é necessário que seja utilizado um link externo.
O mesmo processo poderá ser efetuado através do caminho:
Ferramentas => Email => Configurações => Remetentes => F2 – Novo
Será aberta novamente a tela Ucom1218 – Cadastro de Remetentes.
Cadastro de Perfil de Usuário
Essa ferramenta possibilita que seja criado um perfil com permissões específicas vinculadas, pode ser utilizada para diferentes setores dentro da empresa.
Esse perfil facilitará no processo de atribuir permissões, pois, será necessário somente vincular o perfil ao usuário, não havendo a necessidade de incluir a permissão usuário por usuário.
Configurações => Perfil de Usuário => F2 – Novo
Para adicionar as permissões ao perfil de usuário:
Selecionar o perfil => F5 – Permissões
Para vincular os usuários ao perfil desejado:
Selecionar o perfil => F6 – Usuários => F2 – Adicionar Usuário
Para efetuar a cópia de permissões entre perfis:
Selecionar o perfil => F7 – Cópia de Permissões
Existe também a possibilidade de vincular o perfil ao usuário através do caminho:
Configurações => Usuários => F3 – Alterar => F11 – Perfis => F2 – Gerenciar Perfis
Acesso Rápido à tela de Permissões
É possível visualizar as permissões que o usuário possui em determinada tela, para isso, é necessário efetuar o comando CTRL + F1, ao executar este comando será solicitado o usuário e senha do usuário responsável por gerenciar as permissões de tela ativa:
Após isso, será aberta a tela Usis012 – Permissões Diretas do Usuário, será mostradas as permissões do usuário vinculadas à tela que está aberta no momento:
Através dessa opção é possível adicionar as permissões ao usuário desejado.
OBS: O cadastro e permissões do usuário MASTER só podem ser alterados se estiver logado com o usuário MASTER no sistema.
